云端版本所有方案可用；私有部署版本需要商业版及以上方案。
自动化由记录变化、表单提交或 Webhook 这类事件触发，执行的是你预先配置好的步骤；例行任务只按时间触发，执行的是一段交给 AI 自行判断的提示词。需要固定步骤和可预期结果时用自动化，需要 AI 每次根据当前数据自行处理时用例行任务。
创建例行任务
1
新建
在左侧目录栏点击 +，选择 新例行任务。
2
写提示词
在 提示词 中描述每次运行要做的事。提示词是每次运行的全部指令，需要写清数据来源、处理方式和结果去向，例如”统计任务表中昨天新增的记录，按负责人汇总后写入日报表”。
3
设置运行计划
在 运行计划 中选择执行频率，并按需设置 生效开始 和 生效结束(可选)。
4
启用
点击 启用。启用前需要先保存配置，并且计划中要有未来的运行时间。
配置项
除提示词和运行计划外，表单还有这些配置：
保存配置时，当前的模型和智能级别会一并记录下来，因此运行历史中能看到每次运行实际使用的模型。
运行计划
频率可以从预设中选择：每小时 指定分钟、每天 和 工作日 指定时刻、每周 指定星期和时刻、每月 指定日期和时刻。 需要更复杂的规则时选择 自定义(RRULE)，填写 RFC 5545 规则，例如FREQ=DAILY;BYHOUR=9;BYMINUTE=0。自定义规则有以下限制：
- 频率只能是
HOURLY、DAILY、WEEKLY、MONTHLY、YEARLY，两次运行至少间隔 1 小时。 - 可用
INTERVAL、COUNT、BYDAY、BYMONTHDAY、BYMONTH，以及一个BYMINUTE和BYHOUR。COUNT最大 1000，使用COUNT或INTERVAL时需要设置 生效开始。 - 时区和起止时间由表单控制，因此不允许
TZID、DTSTART、UNTIL，也不允许BYSECOND。
COUNT=1 表示。
运行计划按创建者所在时区求值，之后不随查看者变化；界面上显示的 下次运行 时间已换算成你本地的时间。
草稿、更新与立即运行
新建的例行任务是草稿，在启用之前不会按计划运行。编辑已启用的例行任务时，改动同样先保存为草稿，线上版本继续按原配置运行，点击 更新 才会生效，点击 重置 则丢弃这些改动。 点击 立即运行 可以不等计划直接执行一次，用于验证提示词。同一个例行任务在上一次运行结束前不能再次手动运行。 把开关关闭即可停用，停用后计划不再触发，已有的运行历史仍然保留。运行历史
打开例行任务后切换到 运行历史。运行列表可按状态和时间范围筛选，便于定位某一次失败；点击一条运行，可以看到它的计划时间、开始时间、结束时间、耗时，以及这次运行的完整对话。 运行状态包括 排队中、运行中、已完成、运行失败 和 已取消。已取消 出现在有人中断了这一轮运行，或例行任务、所属数据库已被删除的情况下。 运行失败 会说明原因，对应的处理方式不同：
运行对话默认只读。有权限修改这个例行任务的成员可以在对话末尾继续追问，用于排查某次运行的处理过程。
运行历史需要修改例行任务的权限才能查看。数据库的所有者和创建者可以创建、修改和删除例行任务，其他协作者只能查看。
失败通知与自动停用
运行失败或算力不足时，Teable 会发送通知。收件人是最后更新这个例行任务的成员，运行历史顶部的 通知将发送给 会显示具体是谁。为避免连续失败刷屏，失败通知不会每次都发。 连续 5 次失败后，例行任务会自动停用，并单独发送一条通知。解决问题后重新打开开关即可恢复，失败次数在下一次运行成功后清零。 不是每次运行不成功都计入这个次数：因上一次运行尚未结束、排队等待超时而跳过的运行，以及 已取消 的运行，都不算失败，也不会发通知。算力不足计入，因此算力长期不补会导致自动停用。常见问题
例行任务消耗算力吗？
例行任务消耗算力吗？
消耗。每次运行都是一段 AI 对话，按实际用量计入空间算力，在计费页的 算力用量统计 中按类型 例行任务 列出。算力不足时本次运行会被跳过并发送通知，连续跳过同样会触发自动停用。
修改提示词后，正在运行的那一次会受影响吗？
修改提示词后，正在运行的那一次会受影响吗？
不会。改动先保存为草稿，点击 更新 之后才会应用到线上版本，正在进行的运行仍使用它开始时的配置。
从模板安装的数据库，里面的例行任务会自动运行吗？
从模板安装的数据库，里面的例行任务会自动运行吗？
会。安装模板后，其中的例行任务会像工作流一样自动启用；如果某个计划已经没有未来的运行时间，它会保持草稿状态。
延续上一次运行的对话后，上下文会一直累积吗？
延续上一次运行的对话后，上下文会一直累积吗？
上下文接近用满时 Teable 会压缩对话内容，运行不会因此中断。需要每次都从干净的上下文开始时，选择 每次运行新开对话。